Όσο παράδοξο κι αν ακούγεται, το να βάζουμε πολλές προτεραιότητες ισοδυναμεί με το να μη βάζουμε, στην ουσία, καμία. Ωστόσο, όλες και όλοι μας πνιγόμαστε καθημερινά από υποχρεώσεις οικογενειακές, προσωπικές και επαγγελματικές. Προσπαθώντας να ανταποκριθούμε αποτελεσματικά σε όλες, εγκλωβιζόμαστε σε έναν φαύλο κύκλο ανειλημμένων «πρέπει», που μας ακολουθούν σαν βαρίδια και μας οδηγούν στην αδράνεια και την απραξία, αφού συχνά δεν μπορούμε να αποφασίσουμε από πού πρέπει να αρχίσουμε και πού πρέπει να τελειώσουμε. Μια τεχνική προτεραιοποίησης που θα μπορούσαμε να ακολουθήσουμε αφορά την οργάνωση κάθε υποχρέωσής μας βάσει του πόσο επείγουσα και σημαντική είναι. Συνήθως, οι πολύ επείγουσες υποχρεώσεις (όπως το να στείλω ένα email σε έναν πελάτη) απαιτούν για την ολοκλήρωσή τους μικρό χρονικό διάστημα, σε αντίθεση με τις πολύ σημαντικές (όπως το να διευκρινίσω τις αξίες και το όραμά μου) που χρειάζονται αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθούν.
Το βασικότερο που χρειάζεται να θυμόμαστε στην προσπάθειά μας να κατηγοριοποιήσουμε τις υποχρεώσεις μας είναι το γεγονός ότι, πολύ συχνά, δίνουμε προτεραιότητα σε υποχρεώσεις που θεωρούμε σημαντικές κρίνοντάς τες με γνώμονα το πόσο άμεσα πρέπει να γίνουν. Ως συνέπεια, αγνοούμε υποχρεώσεις που χρειάζονται παραπάνω χρόνο, ακόμα κι αν είναι, στην ουσία, πολύ πιο σημαντικές. Αυτή η γνωστική προκατάληψη εξηγεί γιατί, παρά τις καλύτερες προθέσεις μας, παρασυρόμαστε από τα email και τα ομαδικά chat σε βάρος πιο αποτελεσματικής δουλειάς. Η απάντηση σε ένα μήνυμα είναι πάντα επείγουσα, αντίθετα οι πιο σημαντικοί μας στόχοι είναι συχνά μακριά. Δεν υπάρχουν άμεσες συνέπειες από την αναβολή τους για αύριο. Από πού ξεκινάμε, λοιπόν; Θα πρότεινα να κάνουμε μια λίστα με όλες τις υποχρεώσεις. Δίπλα σε κάθε υποχρέωση βάζουμε την προθεσμία ολοκλήρωσης και έπειτα, πιο δίπλα, τη βαθμολογούμε (από το 1 έως το 10) βάσει του πόσο επείγουσα και σημαντική είναι. Αφού ολοκληρώσουμε την προτεραιοποίηση, αναλαμβάνουμε δράση: πρώτα οι υποχρεώσεις που έχουν υψηλή βαθμολογία και στις δύο συνιστώσες (επείγουσα και σημαντική). Έπειτα, εκείνες που δεν είναι επείγουσες, αλλά εξαιρετικά σημαντικές. Προσοχή, μόνο, στις υποχρεώσεις που έχουν χαμηλή βαθμολογία, οι οποίες είναι πιθανό να μας κλέψουν πολύτιμο χρόνο! |